Статьи

Время — деньги: как разбор откликов позволяет экономить время и ресурсы рекрутера

Оперативно отправляете приглашения или отказы соискателям — зарабатываете очки лучшего работодателя в глазах потенциальных кандидатов и получаете релевантные резюме: умная система рекомендаций hh.ru лучше и быстрее понимает, кто вам нужен, опираясь на ваши действия. Ей достаточно 5 минут после разбора откликов, чтобы сориентироваться и показать ваши вакансии «тем самым» кандидатам, которых вы ждёте.

⏱ Время прочтения — 10 минут

Тренд: кандидатов по-прежнему не хватает

Пережив кризисы в 2000-х — 2009, 2015, 2019 годов — и вступив в эру сверхновой реальности на рынке труда, часть работодателей по-прежнему пребывает в иллюзии, что незаменимых специалистов не существует, а людей, заинтересованных в работе, достаточно. Однако это не совсем так. Даже та глобальная проблема, с которой успело столкнуться большинство компаний в 2019–2021 годах, — острый дефицит соискателей из разных сфер, — никуда не исчезла. Сложно просто так преодолеть дисбаланс спроса и предложения, проявивший себя в полной мере в начале этого года. Сейчас, учитывая непростые и изменчивые реалии, ситуация будет более или менее критической для обеих сторон рынка труда в разных профессиональных областях и регионах. Нехватка одних только ИТ-специалистов оценивается в 1–1,5 млн человек. Да и демографические проблемы, увы, никуда не исчезнут. О тенденциях можно судить по аналитике рынка труда. В конце февраля и в начале марта соискатели, пусть и не массово, но всё же начали открывать резюме и изучать предложения. Работодатели, напротив, замораживали наём и не спешили отправлять офферы. Текущее положение дел пока нельзя назвать драматичным. В сравнении с февралём число вакансий на hh.ru по России в марте сократилось на 17%, но за год — к марту 2021 года — выросло на 12%.

Динамика резюме тоже не выглядит остро кризисной: активность соискателей за месяц увеличилась на 10%, а за год — на 6%. При этом не стоит забывать о сезонном повышении уровня конкуренции: кандидаты более охотно выходят на открытый рынок труда осенью и весной, предпочитая летом отдыхать, а не адаптироваться на новом месте работы.

Время — деньги: как разбор откликов позволяет экономить время и ресурсы рекрутера

Даже главный показатель уровня конкуренции — hh.индекс, который показывает соотношение активных резюме на hh.ru к вакансиям, не вышел за пределы нормы. В марте этого года он составил 5 пунктов, то есть на одно предложение о работе в среднем приходится 5 кандидатов. Разумеется, многое традиционно зависит от региона — Москва и Петербург острее реагируют на турбулентность, а также от профессиональной сферы — юристам и начинающим специалистам сложнее найти работу, но факт остаётся фактом: толковых специалистов по-прежнему не хватает. А это значит — нужно использовать любую возможность, чтобы привлечь их внимание и сохранить доверие к имиджу работодателя. Своевременный разбор откликов — в помощь.

Разобрать нельзя оставить: расставляем приоритеты

За март 2022 года соискатели на hh.ru отправили 41 328 829 откликов, получили 7 964 отказа и 3 210 591 приглашение. 38 110 274 отклика остались без ответа. Помимо того, что соискатели остро переживают гостинг (от англ. ghosting — игнорирование): по результатам опроса hh.ru в феврале 2021 года, 60% кандидатов ответили, что относятся к молчанию работодателя негативно, это упущенная выгода работодателя. Во-первых, это сказывается на отношении к HR-бренду, который, как известно, выстраивается годами и теряется в один миг, во-вторых, не способствует эффективности самой вакансии. Объясняем почему.

1. Неразобранные отклики мешают понять, какой сотрудник вам нужен

Миссия hh.ru — помогать работодателям и соискателям быстрее находить друг друга. Поэтому на платформе работает умный поиск — технология на основе машинного обучения, которая рекомендует вам подходящих кандидатов из базы, а ваши вакансии — кандидатам, исходя из того, что у вас за вакансия и кого вы на неё приглашали. Если работодатель не разбирает отклики, то есть не просматривает резюме и не переводит соискателей на другие этапы отбора, возможности умного поиска сильно сужаются, и рекомендовать кого-то мы можем только на основе текста вакансии. А описание, как известно, не всегда идеально.

Таким образом, вы получаете меньше релевантных рекомендаций и тратите больше времени на отбор. Время найма растёт, работа простаивает, бизнес теряет деньги и выгоревших от переработок сотрудников.

Раньше оперативный разбор откликов влиял исключительно на рекомендации, улучшал поиск по базе резюме и ранжирование уже откликнувшихся кандидатов — от наиболее подходящих к наименее. Сейчас, благодаря усилиям специалистов направления анализа данных hh.ru, шансы получить максимально релевантные отклики от нужных кандидатов увеличиваются при своевременном разборе откликов в сотни раз. Уже через 5 минут после того, как вы отправите приглашение или отказ, система начнёт рекомендовать предложения о работе подходящим соискателям.

Время — деньги: как разбор откликов позволяет экономить время и ресурсы рекрутераПомогайте hh.ru научиться, кому рекомендовать ваши вакансии. Умный поиск — не магический шар, нам нужны ваши данные, какие кандидаты вам интересны на каждую из вакансий. А то, кого вы приглашаете и кому отказываете, характеризует это гораздо лучше содержания вакансии. Сегодня мы учитываем, кто получил приглашение на конкретное предложение о работе. Это увеличило «мэтчинг» между соискателями и работодателями на 2430 случаев в день. Причём речь идёт о найме. А чтобы понимать, что общего есть между резюме кандидатов, которые получают приглашения, и вакансиями, мы применили нейросети, обрабатывающие длинные последовательности слов.
Александр Сидоров, руководитель направления анализа данных hh.ru

Чем больше просмотров и откликов соискателей и вашей параллельной работы с ними, тем лучше система ориентируется и правильно ранжирует вакансии в поиске. Об этом мы уже писали.

Чтобы вам было удобнее просматривать отклики, они отображаются на hh.ru списком, его можно настраивать так, как вам удобно. Тут уже указаны опыт, зарплатные ожидания кандидата, и зачастую этой информации хватает, чтобы понять, проходит он по базовым требованиям или нет.

Время — деньги: как разбор откликов позволяет экономить время и ресурсы рекрутера
Чтобы обработать отклик, нужно а) просмотреть его, кликнув на карточку; б) отметить как просмотренный через кнопку массовых действий; в) перевести на любой другой этап, включая «Отказ».

Кандидаты, которые при беглом просмотре не подходят на вакансию, чаще всего и копятся в папке «Неразобранные».

2. Неразобранные отклики тянут вакансию вниз

Никто не хочет растягивать поиск работы и сотрудников на длительный срок. Поэтому умный поиск рекомендует работодателям самые свежие резюме, а соискателям — горячие вакансии, на которые их с большей вероятностью пригласят в ближайшее время. Один из признаков такой горячей вакансии — то, как часто вы разбираете отклики.

  • Частота — признак того, что поиск срочный. В этом случае мы предлагаем вашу вакансию активным кандидатам в поиске и рекомендациях.
  • Если активности никакой нет, всё наоборот. Вакансия считается «замороженной», и приоритет отдаётся более свежим и активным предложениям о работе.

Технически это работает так: если в течение 5 рабочих дней нанимающий менеджер не заходил на страницу откликов на hh.ru, в приложении или по API (например, через CRM-систему), то вакансия «устаревает» и теряет приоритет, опускаясь в поиске и рекомендациях с каждым днем всё ниже. Самые неприятные последствия наступают, если в папке «Неразобранные» накапливается больше 175 резюме. В этом случае вакансия уходит из рекомендаций, а в выдаче умный поиск покажет её в самом низу как наименее подходящую.

Это значит, что купленная вами публикация работает хуже, чем могла бы, а отклик и подбор в целом становятся дороже.

3. Неразобранные отклики подрывают доверие и репутацию

Помимо приоритета в выдаче, вакансии, с которыми вы активно работаете и разбираете отклики, получают репутационное преимущество в виде высокого индекса вежливости*.

Время — деньги: как разбор откликов позволяет экономить время и ресурсы рекрутера
На этом скриншоте видно, что работодатель отвечает быстро и просматривает почти все отклики. Поэтому индекс вежливости высокий.

Если вы игнорируете отклики, индекс вежливости неизбежно начинает снижаться начиная с первых же дней. Но есть и хорошая новость — он тут же восстанавливается сразу после разбора откликов.

Для компаний с известным брендом стоимость подбора всегда ниже — срабатывает эффект узнавания, и соискатели более охотно откликаются на вакансии. Но без активного процесса разбора откликов это преимущество легко потерять: кандидат вряд ли оставит отклик, видя, что компания игнорирует кандидатов. Репутация работодателя страдает, а платить приходится опять же рублём и ресурсами нанимающих менеджеров. Для компаний с менее известным брендом высокий индекс вежливости работает прямо как рекомендация, сообщая кандидату, что вам можно доверять.

Время — деньги: как разбор откликов позволяет экономить время и ресурсы рекрутераНеразобранные отклики — напрямую потерянные вами деньги. Если не разбирать отклики — это приносит существенные финансовые убытки, которые явно видны в отчётности и сказываются на эффективности вашей компании в целом.
Каждый отклик стоит денег. Сколько именно он стоит для вас — можно посмотреть в разделе «Стоимость подбора»*. Обычно от десятков до сотен рублей. Можете посчитать, сколько откликов вы не разобрали за неделю, и умножить их на эту сумму. Это будет средняя оценка убытков. Вы можете повышать количество откликов многими способами. Многие из них очень дорогие, такие как повышение зарплат в организации, улучшение условий труда и отдыха. Менее затратны инструменты и сервисы подбора (вакансии «Стандарт плюс», «Премиум», автопубликации, Clickme, брендирование вакансий), но существенная часть этих денег будет потрачена впустую, если вы не разбираете отклики оперативно.
Каждый отклик, потерянный из-за того, что его не разобрали, — часы или дни простоя рабочего места. Такой простой — самое дорогое, самое убыточное из перечисленного. Даже если не считать упущенную прибыль, а только аренду помещений и амортизацию оборудования.
Александр Сидоров, руководитель направления анализа данных hh.ru

Что делать, чтобы не терять время и деньги?

Всё просто! Чтобы восстановить индекс вежливости и вернуть вакансии потерянные позиции, достаточно посмотреть хотя бы один отклик. Но мы, конечно, призываем вас активно разбирать их все, потому что об откликах, оставшихся без ответа, соискатели, поверьте, не забывают.

Подозреваем: чтобы уложиться в сроки, многим работодателям потребуется изменить привычные HR-процессы и поменять привычки. Поэтому постарались разобрать самые популярные причины, по которым отклики остаются неразобранными, и предложить альтернативный сценарий.

«Кандидат подходит лишь отчасти, откладываем резюме на всякий случай».

Переводите таких кандидатов на этап «Подумать». Можно переместить сразу несколько, используя кнопки массовых действий, и включить автоматическое оповещение о том, что кандидат прошёл первичный отбор, но до сих пор на рассмотрении. Если возможно, стоит очертить примерные сроки.

«Кандидат подходит, но мы ищем лучшего из лучших» или «Кандидат подходит, но у нас долгий процесс согласования».

Пока вы накапливаете резюме, лучших кандидатов уводят конкуренты. По факту самые квалифицированные кандидаты могут уйти в первые два дня. Если сообщить им о том, что они попали в число лучших и находятся на рассмотрении, вы снижаете риск потери. Поэтому совет аналогичный: переводите их на этап «Подумать» и сообщайте о смене статуса в автоматическом сообщении. А если кандидат подходит на топовую или дефицитную профессию, стоит написать ему лично.

«Кандидат не подходит, нет времени на отказы» или «Большинство кандидатов откликаются на всё подряд. Зачем тратить на них время?»

Переводите таких кандидатов на этап «Отказ». Можно переместить сразу несколько, используя кнопки массовых действий. Подготовьте автоматический ответ при отказе, стараясь не использовать шаблонных фраз. А если кандидат вызывает интерес, но по каким-то причинам всё-таки не подходит, желательно ответить лично и, например, предложить оставаться на связи.

«Кандидат не подходит, не хотим расстраивать его отказом».

Нет ничего хуже неизвестности, поэтому кандидатам важен любой ответ. По результатам опроса, 90% соискателей предпочитают получить отказ сразу и только 5% признали, что отказы их расстраивают. Не бойтесь отказывать, чтобы человек не тратил время и не питал надежд.

«Мы пользуемся CRM для подбора, дублировать действия на hh.ru не хочется».

Выбирайте приложения, которые сделают эту работу за вас. Например, CRM-система для быстрого рекрутмента Talantix автоматически дублирует ваши действия с откликами и позволяет следить за индексом вежливости.

Идеальный сценарий разбора откликов на hh.ru

Если вы серьёзно настроены отрабатывать все отклики на вакансию в первые 1–2 дня, вот пошаговый алгоритм действий от команды hh.ru.

Шаг 1: После публикации вакансии настройте фильтры откликов, чтобы видеть только тех кандидатов, которые подходят под базовые требования.

Шаг 2: Включите сортировку «По соответствию», чтобы умный поиск показывал в первую очередь тех кандидатов, которых вы с большей вероятностью пригласите.

Шаг 3: Несколько раз в день просматривайте отфильтрованные отклики. Отмечайте неподходящие и массово отказывайте, не забудьте к отказу приложить письмо. Шаблон письма вы всегда можете поменять на странице «Шаблоны».

Шаг 4: В конце дня выключите фильтр. Выберите всех кандидатов, которые в него не попали, и откажите им в один клик с помощью кнопки массовых действий.

Если ваша вакансия набрала очень много откликов, рекомендуем вам начинать разбор с папки «Подходящие отклики» или отсортировать по признаку «Лучшие». Добавляйте «Вопросы и тесты», чтобы быстрее получать релевантный отклик.

Итого: несколько простых действий сейчас принесут выгоду завтра

Не берите кредиты, занимайтесь инвестициями — говорят финансовые консультанты. Если перенести это правило на ситуацию подбора, выгоды очевидны. Небольшая инвестиция в изменение процессов и сложившиеся привычки принесёт вполне ощутимый результат в виде хорошей репутации, более популярных вакансий и высокой скорости найма.

К другим статьям
Вакансии дня